1. Introducción
ISABEL MORA FINCA RAIZ SAS (en adelante, IDM), sociedad comercial constituida en la República de Colombia, con domicilio principal en la Calle 79 # 8 – 54 de Bogotá cuyos correos electrónicos de contacto son gerencia@isabeldemora.com, arriendos@isabeldemora.com, ventas@isabeldemora.com y avaluos@isabeldemora.com con PBX 571+2572288 de la ciudad de Bogotá, es responsable de la información y datos personales de sus clientes Dado que IDM reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus clientes y terceros vinculados, y da cumplimiento a los mandatos constitucionales y legales, en el presente documento presenta su política general de privacidad y protección de datos.
El siguiente es el marco jurídico que regula el tratamiento de datos personales en la República de Colombia.
Se entiende por “Tratamiento” cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Para IDM, resulta necesaria la recolección de ciertos datos personales
para llevar a cabo las actividades intrínsecas al giro de nuestra actividad, tal como se describen en el apartado 4 del presente documento. IDM solicitará a sus clientes la autorización para que permitan que toda la información o datos personales entregados puedan ser objeto de disposición, uso, circulación, actualización, procesamiento, almacenamiento, recolección, exclusión, intercambio ó compilación para el tratamiento de la información o datos personales con el fin de poder realizar sus actividades, tal como se describen en el apartado 4 del presente documento. Con el fin de brindar seguridad a las bases de datos, la información se manejara de forma completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias y estén a nuestro alcance para preservar la integridad y seguridad de la misma.
La privacidad de los datos de nuestros clientes es muy importante para IDM, por ello queremos asegurarnos de que conozca cómo salvaguardamos la integridad, privacidad y protección de sus datos personales, en apego a las normas legales vigentes. IDM tiene la obligación legal y social de tomar las medidas jurídicas y técnicas apropiadas para proteger aquellos datos personales que haya recabado para la finalidad descrita en el apartado 4 de la presente política de privacidad.
Los Datos Personales, tal como éstos están definidos en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, que sean recolectados por IDM serán utilizados para procesar, confirmar, cumplir y proveer sus servicios, así como para promocionar y publicitar sus actividades y servicios; realizar transacciones; efectuar reportes a las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia, autoridades de policía o autoridades judiciales, entidades del sector financiero y agencias de información comercial; para enviar circulares informativas sobre el sector inmobiliario
Al aceptar esta Política General de Privacidad y Protección de Datos, nuestros clientes, en su calidad de titulares de los datos recolectados, autorizan a que IDM realice el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento o supresión, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios prestados por la empresa, teniendo en cuenta que uno de nuestros objetivos de calidad es satisfacer a nuestros clientes y ello implica el buen uso y protección de la información que se encuentra bajo nuestra custodia.
Para el manejo de la información personal de nuestros clientes se dará aplicación de los siguientes principios rectores contemplados en la normatividad vigente:
Nuestros clientes tienen el derecho a acceder a los datos personales que se encuentran bajo nuestro control y a ejercer los derechos que les asisten como titulares de los mismos, en los términos de las normas de protección de datos que les sean aplicables y conforme lo establecido en la presente Política General de Privacidad y Protección de Datos.
Nuestros clientes también tienen derecho a consultar y conocer los detalles del tratamiento de los datos personales que realizamos, así como a rectificarlos en caso de ser inexactos o incompletos y a cancelarlos cuando no estén siendo utilizados conforme a finalidades y términos legales o contractuales o según las finalidades y términos contemplados en esta Política General de Privacidad y Protección de Datos.
El derecho de suprimir los datos personales de nuestros clientes, al igual que el de revocar la autorización del uso de sus datos personales, están circunscritos a las obligaciones contractuales que han adquirido con IDM de preservar dichos datos personales dentro de la base de datos de IDM durante la vigencia de las relaciones derivadas del estudio, de la solicitud de arrendamiento, contrato de arrendamiento, contrato de venta y avaluó y demás relaciones contractuales
IDM es la persona jurídica responsable del tratamiento de la información y los datos personales de sus clientes. En IDM las áreas responsables de salvaguardar el ejercicio de los derechos de nuestros clientes asociados con sus datos personales son:
Todo cliente y titular de la información y datos personales podrá ejercer sus derechos comunicándose con IDM a través de los siguientes medios:
El nombre del titular de la información.
IDM a través de la Directora de ventas o la Directora de arriendos, por ser Responsables del tratamiento de la información y los datos personales, dará respuesta al solicitante en los términos establecidos, los cuales se describen en los numerales 9º y 10º de la presente política. En caso de ser necesario una de estas Áreas podrá dar traslado a la otra de las comunicaciones que se reciban para su adecuado trámite.
La Asistente de gerencia es la instancia encargada de administrar el buzón de correo gerencia@isabeldemora.com y por ser también Responsable del tratamiento de la información y los datos personales, dará respuesta al solicitante en los términos establecidos, los cuales se describen en los numerales 9º y 10º de la presente política. En caso de ser necesario podrá dar traslado a la Gestión Gerencial de la compañía. De manera la Gestión Gerencial la directrices a seguir.
Si la persona lo desea podrá diligenciar el cuestionario destinado a la calificación del servicio, pero esto es algo opcional.
La Dirección de Calidad, Desarrollo Humano y Formación que es la instancia encargada de administrar el Buzón de Sugerencias, Quejas y Reclamos, dará traslado a la Asistente de gerencia o a la Directora de arriendos, de la solicitud del titular de la información para que dicha Gerencia de respuesta conforme los términos establecidos, los cuales se describen en los numerales 9º y 10º de la presente política. La Asistente de gerencia y la Directora de arriendos han sido designadas como Responsable del tratamiento de la información y los datos personales.
Para finalizar deberá hacer “click” en el link denominado “Enviar”.
Al Asistente de gerencia es la instancia encargada de administrar el Buzón de Servicio al Cliente y por ser también Responsable del tratamiento de la información y los datos personales, dará respuesta al solicitante en los términos establecidos, los cuales se describen en los numerales 9º y 10º de la presente política. En caso de ser necesario podrá dar traslado a la Gerencia General de la compañía. De igual manera la Gerencia General podrá dar traslado a la Gerencia Comercial de las comunicaciones que se reciban
IDM, tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades descritas en la presente Política General de Privacidad y Protección de Datos y para las cuales se encuentra facultada la organización, respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por IDM descritos en el numeral 8º de la presente política, adicionando la siguiente información
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de cualquier de los medios descritos en el numeral 8º de la presente política.
El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta las reglas y directrices señaladas en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen, complementen o adicionen, siendo los requisitos establecidos los siguientes:
En cualquier momento el titular o su representante podrán solicitar a personal de IDM la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por IDM descritos en el numeral 8º de la presente, adicionando la siguiente información:
ü La solicitud de rectificación y actualización se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que complemente la información. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.
ü En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de tres (3) días hábiles e informará de la situación al interesado, es decir al solicitante.
ü Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “solicitud de rectificación y actualización en trámite” y el motivo de la misma, en un término no mayor a tres (3) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida.
ü El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ü Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
ü La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer el derecho de rectificación y actualización.
ü Cualquier otro elemento o documento que faciliten la localización, rectificación y actualización de los datos personales del titular.
ü El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
ü La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
ü Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés.
ü La solicitud de supresión (eliminación) se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que complemente la información. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.
ü En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado, es decir al solicitante.
ü Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “solicitud de supresión (eliminación) de sus datos en trámite” y el motivo de la misma, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida.
ü El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ü Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
ü La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer el derecho de supresión (eliminación).
ü Cualquier otro elemento o documento que faciliten la localización de los datos personales, así como el trámite de la solicitud de supresión (eliminación) de los datos personales.
ü La solicitud de Revocatoria de la autorización se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que complemente la información. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.
ü En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de tres (3) días hábiles e informará de la situación al interesado, es decir al solicitante.
ü Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “Revocatoria de la autorización en trámite” y el motivo de la misma, en un término no mayor a tres (3) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida.
ü El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ü El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
ü Su representante, previa acreditación de la representación.
ü Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
ü Cualquier otro elemento o documento que faciliten la localización de los datos personales y el trámite de la Revocatoria de la autorización.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente en materia de privacidad y protección de datos personales, IDM adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
De manera especial, todos los empleados y contratistas de IDM que intervengan en la utilización de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligados en todo tiempo a garantizar la reserva de la información.
IDM fija en quince (15) años el periodo para el tratamiento y uso de los datos personales y la información de sus clientes. Una vez vencido dicho término, o una vez concluida la finalidad para la cual fueron recolectados los datos personales, IDM procederá a la supresión de los mismos, salvos en los casos en que su preservación sea requerida por mandato legal o contractual.
IDM se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política General de Privacidad y Protección de Datos, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios.
Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de los siguientes medios: anuncios visibles en sus establecimientos, en su página web o a través del último correo electrónico proporcionado por sus clientes.
Cada cliente acepta el tratamiento de sus datos personales conforme a los términos establecidos en la Política General de Privacidad y Protección de Datos, cuando proporciona los datos a través de nuestros formularios, vía correo electrónico o verbalmente a cualquiera de nuestros funcionarios.
La presente Política General de Privacidad y Protección de Datos es efectiva a partir de su publicación.
La última versión publicada es del 26 de julio de 2013.
ARTICULO 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
LEY ESTATUTARIA 1266 DE 2008 [1]
(diciembre 31)
Diario Oficial No. 47.219 de 31 de diciembre de 2008
CONGRESO DE LA REPÚBLICA
Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones
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